O GED permite que documentos sejam geridos e encontrados com muito mais facilidade.
Informações específicas dentro de documentos, organizados por filtros, tipos ou índices, são encontradas com muita agilidade no dia-a-dia de trabalho.

Um GED, em contrapartida, não ocupa espaço físico, oferece níveis de controle de acesso, diminui custo de impressão e cópia e oferece muita agilidade pra se encontrar documentos.

Essas realidades do papel vs digital se aplica à todas as áreas de todos os órgãos públicos. RH (pastas de funcionários), Secretaria Administrativa/Financeira (empenhos), Obras (plantas), etc, todos as diferentes áreas podem ganhar eficiência, agilidade, segurança e a economia que o GED proporciona.